Méthode Fédération Open Space Makers de gestion de projets

Caractéristique commune de la plupart des projets Fédération : ils se situent dans l‘innovation, et cherchent à convevoir et réaliser un système qui n‘existe pas à ce jour. Il existe donc rarement de schéma établi à reproduire, on est dans une situation exploratoire.

La plupart des projets ont aussi de très grandes ambitions : leur feuilles de route peut s‘étaler sur plusieurs années, pour certains sur une décennie ou au-delà.

La première étape, réalisée en phase de pré-projet, consiste à diviser le système global en sous-sytèmes, permettant d‘aboutir à la désignation d’un objet à fabriquer à relativement court terme (12 à 18 mois) pour focaliser l’énergie et la motivation de l’équipe, tout en prenant en compte que cet objet est une version à petite échelle ou un sous-système d’un système beaucoup plus grand.

L‘ensemble des sous-systèmes n‘est pas forcément détaillé à ce stade, mail il est important d‘en proposer quelques uns dans des domaines différents pour pouvoir répondre aux aspirations des contributeurs. Ceux-ci sont tous des bénévoles qui donnent de leur temps personnel : ils doivent trouver une gratification intrinsèque dans leur contribution dans le projet. Et cela commence par leur proposer des tâches et/ou des enjeux qui répondent à leurs aspirations.

Pour donner un rythme au projet, il est important de planifier des réunions d‘avancement régulières, souvent bimensuelles, a minima mensuelles. Ces réunions sont tenues par visioconférence, et font l‘objet d‘un compte rendu rédigé en commun et conservé dans l‘espace NextCloud du projet. Ces réunions commencent par une revue de la progression des actions décidées lors du point précédent, de façon à s‘assurer de leur suivi, et elles sont reportées dans OpenProject ou Gitlab pour assurer une mise à jour dynamique.

Ces réunions d‘avancement sont à distinguer des réunions de travail, et ont vocation à être relativement courtes, de l‘ordre de 30 minutes. Elles ne sont pas destinées à débattre de points techniques, mais à passer en commun en revue le planning et les actions, soulever les points de blocage ou retards, et à déterminer des actions correctives. Lorsqu‘il apparaît qu‘un point occupe un temps de réunion trop important, il est transformé en tâche et attribué à un membre de l‘équipe, pour organisation potentiellement d‘une réunion de travail dédiée.

Les réunions de travail sont elles de durée plus longue, entre 1h et 2h, et dédiées à des sujets qui demandent de la concentration, du brainstorming, des débats...

Toutes les réunions, qu‘elles soient d‘avancement ou de travail, disposent d‘un ordre du jour, préparé en commun en amont de la réunion. Une emphase particulière est mise sur le respect des créneaux de réunion prévus : le temps personnel que chaque membre consacre aux projets Fédération est précieux, et il peut être très frustrant et dommageable pour la motivation de voir constamment des réunions qui débordent sous prétexte que l‘on n‘est pas dans un environnement professionnel, ou par manque de focus sur l‘ordre du jour.

Les équipes projets mettent en place une liste de tâche partagée. Elle peut être sous forme d‘une feuille de calcul dans NextCloud, nous recommandons néanmoins qu‘elle utilise les fonctions „lots de travaux“ dans OpenProject ou „Issues“ dans Gitlab. Cette liste de tâches est partagée, visible et éditable par tous les membres du projet.

Les actions fixées en cours de réunion y sont notamment systématiquement reportées, de préférence avec un responsable et une date de fin prévue. Sans ces deux attributs, il y a de fortes chances qu‘une tâche donnée ne soit pas suivie d‘action.

Il est aussi recommandé de documenter les actions prises dans le champs „activité“ de la tâche, pour permettre à tout autre membre du projet d‘en reprendre la responsabilité, en cas d‘indisponibilité prolongée de la personne en charge. Ces listes de tâches servent donc à la fois à faciliter le pilotage du projet, et à en assurer la résilience : dans le contexte Fédération où chaque équipe projet est sûre d‘être confrontée tôt ou tard à une absence d‘un ou plusieurs de ses membres les plus actifs, le fait de disposer de cette documentation des tâches est une garantie de pérennité.

Plus largement, la documentation des décisions et actions prises dans le cadre des projets Fédération se retrouve naturellement dans les différents outils utilisés par les projets : au-delà d‘OpenProject et Gitlab, NextCloud au travers des compte-rendus de réunions et des documents de projets est un espace essentiel pour conserver les traces d‘avancement d‘un projet. Les échanges sur le forum Discourse sont aussi une base importante pour comprendre la mécanique d‘un projet, la forme d‘un forum imposant naturellement une certaine structure aux messages qui y sont postés. Dans une moindre mesure, le canal rocket.chat dédié du projet peut aussi contenir des éléments de documentation du projet, néanmoins sa forme fait que la navigation pour rechercher des éléments précis y est moins aisée, et des informations critiques peuvent se trouver ensevelies au milieu de communications informelles.

Les projets ayant vocation à accueillir de nouveaux membres, le processus d‘accueil et d‘accompagnement des nouveaux dans leurs premières étapes d‘implication sur le projet sont essentielles. Chaque projet porte la responsabilité de la création d‘un guide d‘intégration pour les nouveaux venus, qui peut prendre de multiples formes : cela peut être par exemple une page statique de l‘espace projet sur le portail, un fil de discussion dans le forum Discourse, ou encore un document partagé dans NextCloud. Tout cela afin de donner les clés aux nouveaux venus pour prendre en main leur intégration.

Cela implique aussi que la structuration des outils est pensée de façon à permettre à de nouveaux venus de l‘appréhender. Cela concerne par exemple l‘arborescence des dossiers dans NextCloud, les phases dans OpenProject, les fils de discussion dans rocket.chat… Une attention toute particulière est mise sur le fait de ne pas reposer sur „les usages“, la connaissance intuitive de l‘organisation des outils liée à l‘expérience, mais bien de penser chaque organisation avec un oeil critique, en se demandant régulièrement „si je découvrais aujourd‘hui le projet, est-ce que je serais en mesure de retrouver les éléments clés qui le composent ?

L‘intégration des nouveaux membres projets est aussi facilitée par la mise en oeuvre systématique d‘un système de parrainage des nouveaux membres. Au travers de celui-ci, un membre expérimenté du projet devient l’interlocuteur de référence pour le membre et assure le transfert d’information et l’orientation. D‘un projet à l‘autre, cette attribution de parrain se fait sur demande du nouveau membre, ou de façon systématique par les référents pour toute arrivée de nouveau membre. Le fait de le faire systématiquement permet notamment de pallier les déficiences du guide d‘intégration des nouveaux venus, et d‘assurer une montée en compétence et en autonomie dans le projet plus rapide.

Dans l‘ensemble des activités projets, un point continu d‘attention est mis sur le traitement des tensions qui émergent immanquablement au fur et à mesure de la progression du projet. Celles-ci peuvent prendre de multiples formes. Par exemple un challenge technique qu‘une équipe en charge d‘un sous-projet n‘arrive pas à dépasser et qui crée des frustrations dans l‘équipe et vis-à-vis d‘autres équipes dépendant de ce lot de travail pour avancer. Ou encore des attentes disproportionnées d‘un membre référent d‘un projet vis-à-vis d‘autres membres de l‘équipe par rapport au temps dont ils disposent à consacrer au projet. Ou des désaccords profonds sur la façon d‘orienter une feuille de route.

Pour identifier puis traiter ces tensions, les projets Fédération s‘appuient sur l‘application d‘une méthode de traitement systématique, basée sur une attitude candide et bienveillante de tous les membres Open Space Makers.

Cela passe d‘abord par une identification sans détour de la tension, qui est de préférence formalisée par écrit, par exemple sur le forum du projet. En restant focalisé sur l‘objectif final de l‘action / du projet, et sur les faits, avec une ouverture large sur les solutions possibles.

Au global, la combinaison de ces diverses façons de fonctionner confère aux projets une capacité à se passer de « chef de projet » nommé, grâce à la méthodologie elle-même qui permet à n’importe quel membre expérimenté d’assurer le lead d’une réunion d’avancement et de vérifier le statut du projet. Cela ne permet néanmoins pas de s’affranchir de « membres actifs » capables d’être des locomotives du projet par le temps et l’énergie qu’ils y consacrent. L’important étant que l’arrêt d’activité de l’un ou plusieurs d’entre eux ne conduise pas à l’arrêt du projet, par manque de vue globale et de repères sur les prochaines actions à mener pour atteindre les objectifs du projet.

Quelques unes des inspirations qui ont contribué à amener à cette méthode

• Getting Things Done (GTD) est originellement le titre d‘un livre de David Allen, devenu une méthode brevetée, pour gérer les priorités dans les tâches quotidiennes.
• L’Holacratie est une forme de management constitutionnel, fondée sur la mise en œuvre formalisée de modes de prise de décision et de répartition des responsabilités communs à tous
• La Do-ocratie est une forme d'organisation dans laquelle les individus ont du pouvoir à la mesure de ce qu'ils accomplissent, des tâches qu'ils choisissent et exécutent de manière autonome. Les responsabilités sont confiées aux individus et pas aux postes qu'ils occupent.
• les pratiques agiles mettent en avant la collaboration entre des équipes auto-organisées et pluridisciplinaires et leurs clients. Elles s'appuient sur l'utilisation d'un cadre méthodologique léger mais suffisant centré sur l'humain et la communication
• La pédagogie Montessori est une méthode d'éducation créée en 1907 par Maria Montessori. Sa pédagogie repose sur l'éducation sensorielle et kinesthésique de l'enfant. Son lien avec Fédération ? Le focus des équipes projets sur la réalisation rapide en mode „maker“ de prototypes matériels, pour favoriser l‘apprentissage, la montée en compétence, et maintenir la motivation dans la durée.