Accompagnement des projets

Cette page décrit les différentes étapes du cycle de création des projets, les dispositifs mis en place ou envisagés pour accompagner les membres à chacune des phases, ainsi que les dispositifs de validation des informations et résultats.

Les phases de création de savoirs dans Fédération

L’idée

Il s’agit ici d’exposer son idée et la faire maturer. Cette étape se veut très souple, sans formalisme particulier, pour recueillir un maximum de retours, et se déroule principalement sur le forum.

• Phase 1 - L’émergence de l’idée :

Cette phase concerne l’identification et l’expression d’une idée d’un futur projet destiné à être mené au sein de Fédération.

• Phase 2 - L’incubation de l’idée :

Cette phase vise à structurer et développer l’idée en vue d’identifier des orientations techniques susceptibles de caractériser un projet.

Le projet

• Phase 3 - Le démarrage du projet :

Egalement appelé pré-projet, cette phase correspond à la structuration du projet et sert de phase de transition de l’idée vers le projet. Elle a pour objectif de décrire le projet, et s’assurer que toutes les conditions sont requises pour la qualification à l’état de projet, telles que la caractérisation de ses objectifs, l’état des connaissances, la méthodologie (planning, jalons, livrables), les points durs et les ressources nécessaires, et la constitution de l’équipe.

Elle donne accès à l’ensemble des outils projet proposés par Fédération. Un soutien peut également être fourni en vue d’aider à la formalisation.

• Phase 4 – Le développement du projet

Cette phase donne accès à un espace vitrine permettant notamment de présenter l’ensemble des publications, et permet la demande d’un support Fédération (matériel, compétences, financier). Cette phase est indispensable en cas d’un support financier, et requiert à minima des informations sur le statut du projet et les verrous à lever, le planning, la méthodologie pour lever ces verrous, et les moyens nécessaires (financiers, expertises, et/ou techniques).

Lors d’une demande de financement, c’est au Cercle Projets de l’association que revient la décision de supporter un projet sur le plan financier, sur la base des critères rendus publics. Les délibérations ayant conduit à la décision sont ensuite publiées.

Logique d'accompagnement

Fédération vise à donner à chacun, indépendamment de ses compétences et de son expérience, la possibilité de :

• proposer et développer des idées qui lui tiennent à cœur,
• participer concrètement au développement de projets spatiaux

Pour cela, Open Space Makers met en œuvre un cadre de contribution basé sur la charte Fédération à travers un réseau des tiers-lieux et une plateforme web permettant l’incubation des idées, la gestion et développement de projet, la conception et l’apprentissage collaboratif.

Cependant il ne suffit pas de mettre ces moyens à disposition de la communauté pour que des idées se transforment en des projets collaboratifs aboutis. Avant d’arriver à leur concrétisation opérationnelle, les idées, puis les projets, peuvent traverser de multiples phases à risque : manque de compétences, perte de motivation, faible communication, etc.

Des dispositifs d’accompagnement sont alors mis en œuvre pour donner à la communauté les meilleures chances de concrétiser ses projets, et plus généralement, de créer, partager et diffuser des savoirs.

La décentralisation de la gouvernance vers des équipes auto-organisées, le caractère à la fois numérique et territorial de Fédération, l’hétérogénéité et la diversité des membres de la communauté amènent à une logique d’accompagnement qui s’appuie sur les principes de l’apprentissage par-pairs, sur la mise en œuvre formalisée de l’intelligence collective, et sur la culture de la solidarité et de la bienveillance.

Les dispositifs qui en résultent couplent l’action des membres de l’association et la participation de la communauté avec l’utilisation d’outils numériques (outils pour les membres actifs, outils pédagogiques). Ils sont mis en œuvre pour chacune des phases du cycle de vie présenté au §1. Les principes et modes de fonctionnement selon lesquels ils sont construits sont les suivantes :

• Animation numérique et ancrage local : les dispositifs sont construits de manière à être applicables à la fois dans un environnement physique (tiers-lieux) et dans un environnement numérique (plateforme web collaborative).
• Non intrusion dans la vie des projets/groupes : Fédération est un système décentralisé, dans lequel, chaque équipe auto-organisée a la possibilité d’organiser et de conduire son projet (ou groupe) comme elle le souhaite. Les dispositifs d’accompagnement sont construits de manière à respecter les choix des porteurs sans intrusion dans la vie et la production du projet. Pendant la phase de développement, seuls les administrateurs d’un projet ou groupe sont habilités à donner accès au contenu de leur projet (politique d’ouverture des espaces projets/groupes).
• Mutualisation des efforts et résilience : L’accompagnement est basé sur la mutualisation des efforts collectifs qui permettent à une idée ou à un projet de bénéficier du moindre temps que chaque membre de la communauté peut dégager. L’objectif étant d’avoir un niveau de soutien constant et résilient au manque de disponibilité de quelques personnes.
• Rôle des membres actifs : les statuts d’Open Space Makers inscrivent l’accompagnement des projets parmi les missions de l’association : « Assurer que tout projet spatial soit pris en compte et soutenu s’il respecte la « Charte FEDERATION » et s’il respecte la législation en vigueur, et fournir les conseils appropriés pour y parvenir ». Tous les membres actifs de l’association portent cette mission à travers leur implication proactive dans les dispositifs d’accompagnement. Leur action est centrée sur l’identification des besoins, la facilitation des échanges, l’animation et la mobilisation de la communauté pour la recherche de solutions. Ils partagent avec les cercles concernés le retour d’expérience opérationnel en vue de l’amélioration continue des dispositifs.

Pour que chaque membre actif puisse s’impliquer dans l’accompagnement de la communauté, indépendamment de ses compétences et son expérience, différents outils sont mis à disposition par les cercles Fédération (outils de diagnostic, outils d’analyse, animation, etc.).

• Rôle des cercles Fédération : compte tenu de l’objet statutaire de ses activités, la réussite des dispositifs d’accompagnement concerne tous les cercles Fédération. Dans ce cadre :
  • la coordination, la mise en cohérence des actions et la logique générale d’accompagnement sont portés par le « cercle Ancrage »
  • la formalisation et l’amélioration des dispositifs sont sous la responsabilité du « cercle Projets » et le « cercle Pédagogie »
  • le « cercle Projets », en plus de ses missions, définit les outils pour les membres actifs, les critères de financement des projets, et les exigences en termes de documentation par phase.
  • le « cercle Pédagogie », en plus de ses missions, définit les outils pédagogiques (numériques ou physiques) en cohérence avec les dispositifs d’accompagnement.
  • Le « cercle Plateforme » veille à la cohérence des dispositifs d’accompagnement avec l’activité numérique (forum, groupes, projets, etc.) et la politique d’administration des moyens numériques.
  • Le « cercle Communication » soutient l’accompagnement par la communication numérique ou l’organisation d’évènements dédiés au développement des idées et des projets Fédération.
  • Le cercle Jardin participe au dispositif à travers la recherche de partenaires.
• Organisation auto-apprenante : l’accompagnement de la communauté est basé sur les principes d’une organisation auto-apprenante. La communauté (membres et partenaires) est mobilisée pour résoudre les problèmes. En retour, les enseignements tirés de ces expériences alimentent la communauté et permettent d’améliorer les dispositifs et outils d’accompagnement.
• Exigences de documentation : un niveau de documentation minimal des projets est demandé aux équipes, lorsque cela est pertinent. Selon la phase, cela vise à :
  • faciliter l’implication du plus grand nombre sur un projet,
  • demander un soutien en ressources matérielles ou financières,
  • permettre, après vérification et validation, la publication des résultats issus des projets et des groupes,
  • inspirer de futurs projets.