Accompagnement des projets

Cette page décrit les différentes étapes du cycle de création des projets, les dispositifs mis en place ou envisagés pour accompagner les membres à chacune des phases, ainsi que les dispositifs de validation des informations et résultats.

Les phases de création de savoirs dans Fédération

L’idée

Il s’agit ici d’exposer son idée et la faire maturer. Cette étape se veut très souple, sans formalisme particulier, pour recueillir un maximum de retours, et se déroule principalement sur le forum.

• Phase 1 - L’émergence de l’idée :

Cette phase concerne l’identification et l’expression d’une idée d’un futur projet destiné à être mené au sein de Fédération.

• Phase 2 - L’incubation de l’idée :

Cette phase vise à structurer et développer l’idée en vue d’identifier des orientations techniques susceptibles de caractériser un projet.

Le projet

• Phase 3 - Le démarrage du projet :

Egalement appelé pré-projet, cette phase correspond à la structuration du projet et sert de phase de transition de l’idée vers le projet. Elle a pour objectif de décrire le projet, et s’assurer que toutes les conditions sont requises pour la qualification à l’état de projet, telles que la caractérisation de ses objectifs, l’état des connaissances, la méthodologie (planning, jalons, livrables), les points durs et les ressources nécessaires, et la constitution de l’équipe.

Lien vers le processus de validation de nouveau projet sur la plateforme.

Elle donne accès à l’ensemble des outils projet proposés par Fédération. Un soutien peut également être fourni en vue d’aider à la formalisation.

• Phase 4 – Le développement du projet

Cette phase donne accès à un espace vitrine permettant notamment de présenter l’ensemble des publications, et permet la demande d’un support Fédération (matériel, compétences, financier). Cette phase est indispensable en cas d’un support financier, et requiert à minima des informations sur le statut du projet et les verrous à lever, le planning, la méthodologie pour lever ces verrous, et les moyens nécessaires (financiers, expertises, et/ou techniques).

Lors d’une demande de financement, c’est au Cercle Projets de l’association que revient la décision de supporter un projet sur le plan financier, sur la base des critères rendus publics. Les délibérations ayant conduit à la décision sont ensuite publiées.

Logique d'accompagnement

Fédération vise à donner à chacun, indépendamment de ses compétences et de son expérience, la possibilité de :

• proposer et développer des idées qui lui tiennent à cœur,
• participer concrètement au développement de projets spatiaux

Pour cela, Open Space Makers met en œuvre un cadre de contribution basé sur la charte Fédération à travers un réseau des tiers-lieux et une plateforme web permettant l’incubation des idées, la gestion et développement de projet, la conception et l’apprentissage collaboratif.

Cependant il ne suffit pas de mettre ces moyens à disposition de la communauté pour que des idées se transforment en des projets collaboratifs aboutis. Avant d’arriver à leur concrétisation opérationnelle, les idées, puis les projets, peuvent traverser de multiples phases à risque : manque de compétences, perte de motivation, faible communication, etc.

Des dispositifs d’accompagnement sont alors mis en œuvre pour donner à la communauté les meilleures chances de concrétiser ses projets, et plus généralement, de créer, partager et diffuser des savoirs.

La décentralisation de la gouvernance vers des équipes auto-organisées, le caractère à la fois numérique et territorial de Fédération, l’hétérogénéité et la diversité des membres de la communauté amènent à une logique d’accompagnement qui s’appuie sur les principes de l’apprentissage par-pairs, sur la mise en œuvre formalisée de l’intelligence collective, et sur la culture de la solidarité et de la bienveillance.

Les dispositifs qui en résultent couplent l’action des membres de l’association et la participation de la communauté avec l’utilisation d’outils numériques (outils pour les membres actifs, outils pédagogiques). Ils sont mis en œuvre pour chacune des phases du cycle de vie présenté au §1. Les principes et modes de fonctionnement selon lesquels ils sont construits sont les suivantes :

• Animation numérique et ancrage local : les dispositifs sont construits de manière à être applicables à la fois dans un environnement physique (tiers-lieux) et dans un environnement numérique (plateforme web collaborative).
• Non intrusion dans la vie des projets/groupes : Fédération est un système décentralisé, dans lequel, chaque équipe auto-organisée a la possibilité d’organiser et de conduire son projet (ou groupe) comme elle le souhaite. Les dispositifs d’accompagnement sont construits de manière à respecter les choix des porteurs sans intrusion dans la vie et la production du projet. Pendant la phase de développement, seuls les administrateurs d’un projet ou groupe sont habilités à donner accès au contenu de leur projet (politique d’ouverture des espaces projets/groupes).
• Mutualisation des efforts et résilience : L’accompagnement est basé sur la mutualisation des efforts collectifs qui permettent à une idée ou à un projet de bénéficier du moindre temps que chaque membre de la communauté peut dégager. L’objectif étant d’avoir un niveau de soutien constant et résilient au manque de disponibilité de quelques personnes.
• Rôle des membres actifs : les statuts d’Open Space Makers inscrivent l’accompagnement des projets parmi les missions de l’association : « Assurer que tout projet spatial soit pris en compte et soutenu s’il respecte la « Charte FEDERATION » et s’il respecte la législation en vigueur, et fournir les conseils appropriés pour y parvenir ». Tous les membres actifs de l’association portent cette mission à travers leur implication proactive dans les dispositifs d’accompagnement. Leur action est centrée sur l’identification des besoins, la facilitation des échanges, l’animation et la mobilisation de la communauté pour la recherche de solutions. Ils partagent avec les cercles concernés le retour d’expérience opérationnel en vue de l’amélioration continue des dispositifs.

Pour que chaque membre actif puisse s’impliquer dans l’accompagnement de la communauté, indépendamment de ses compétences et son expérience, différents outils sont mis à disposition par les cercles Fédération (outils de diagnostic, outils d’analyse, animation, etc.).

• Rôle des cercles Fédération : compte tenu de l’objet statutaire de ses activités, la réussite des dispositifs d’accompagnement concerne tous les cercles Fédération. Dans ce cadre :
  • la coordination, la mise en cohérence des actions et la logique générale d’accompagnement sont portés par le « cercle Ancrage »
  • la formalisation et l’amélioration des dispositifs sont sous la responsabilité du « cercle Projets » et le « cercle Pédagogie »
  • le « cercle Projets », en plus de ses missions, définit les outils pour les membres actifs, les critères de financement des projets, et les exigences en termes de documentation par phase.
  • le « cercle Pédagogie », en plus de ses missions, définit les outils pédagogiques (numériques ou physiques) en cohérence avec les dispositifs d’accompagnement.
  • Le « cercle Plateforme » veille à la cohérence des dispositifs d’accompagnement avec l’activité numérique (forum, groupes, projets, etc.) et la politique d’administration des moyens numériques.
  • Le « cercle Communication » soutient l’accompagnement par la communication numérique ou l’organisation d’évènements dédiés au développement des idées et des projets Fédération.
  • Le cercle Jardin participe au dispositif à travers la recherche de partenaires.
• Organisation auto-apprenante : l’accompagnement de la communauté est basé sur les principes d’une organisation auto-apprenante. La communauté (membres et partenaires) est mobilisée pour résoudre les problèmes. En retour, les enseignements tirés de ces expériences alimentent la communauté et permettent d’améliorer les dispositifs et outils d’accompagnement.
• Exigences de documentation : un niveau de documentation minimal des projets est demandé aux équipes, lorsque cela est pertinent. Selon la phase, cela vise à :
  • faciliter l’implication du plus grand nombre sur un projet,
  • demander un soutien en ressources matérielles ou financières,
  • permettre, après vérification et validation, la publication des résultats issus des projets et des groupes,
  • inspirer de futurs projets.

Dispositifs d'accompagnement par phase

Phases 1 et 2 – L’émergence et l’incubation de l’idée

Les dispositifs envisagés lors de cette étape visent à :

• Faciliter l’identification et l’expression d’une idée.
• Faciliter l’identification des choix techniques et leur faisabilité.
• Identifier et évaluer les besoins d’un membre ou futur membre. La nature de ces besoins peut être classée suivant les catégories suivantes :
  • Animation
  • Technique
  • Communication
  • Structuration de l’idée

• Accompagner le porteur d’une idée dans la structuration de son idée et amener celle-ci à la phase de projet.

Lors de la phase d’émergence de l’idée, l’accent est d’avantage mis sur l’expression claire de cette idée, tandis que la phase d’incubation vise davantage à structurer l’idée et identifier les technologies à développer durant le futur projet.

Pour cela, les dispositifs en place reposent essentiellement sur la communauté Open Space Makers, que ce soit à travers le forum, les divers évènements organisés, ou la mise en relation auprès d’experts.

Des outils pourront également être utilisés, comme la possibilité de tagger un message ou d’envoyer un signal indiquant un besoin quelconque ainsi que la nature du besoin, ou l’accès à des outils de génération d’idée (mindmap, brainstorming, …)

Le schéma suivant synthétise le processus d’accompagnement des porteurs d’idées.

Phases 3 et 4 – Des premiers pas du projet à la publication des résultats

La phase de développement de projet requérant un niveau d’informations suffisant pour pouvoir bénéficier du support Fédération, dont celui d’accéder à un espace vitrine et publier l’ensemble des publications, ou encore de bénéficier d’un soutien financier, un accompagnement plus large peut être demandé par le porteur de projet.

Le niveau d’information requis en phase de pré-projet est le suivant :

• Description du projet et de ses objectifs : il s’agit de présenter clairement le projet et ses motivations, incluant les premières spécifications du projet, la méthodologie, et l’état des connaissances, incluant les éléments issus d’une recherche rapide sur ce qui existe déjà de similaire en open source. Le lien du projet avec le spatial devra également apparaître, plus exactement l’intérêt pour le spatial.
• Organigramme technique ou fonctionnel : il s’agit de donner une décomposition du « système » et des « sous-systèmes ». Pour chaque partie en développement, des sous-projets peuvent être créés. Il est recommandé de prévoir de la redondance dans les fonctions, en cas d’absence de certains membres et pour éviter d’éventuels problèmes de résilience.
• Road-map avec les principaux jalons : la notion de durée est d’autant plus importante dans un projet amateur. Les jalons pourraient être des dates auxquelles la documentation open source est publiée.
• Liste de ressources nécessaires : il peut s’agir de besoins en compétences, en matériaux et matériels, ou en ressources financières.

Une fois la phase de développement du projet atteinte, des demandes de financement peuvent être demandées par l’équipe projet via la constitution d’un “Dossier de financement”. Celui-ci pourra être formalisé sur l’espace projet de la plateforme, dont un modèle est présenté en annexe.

Les critères de financement pour soutenir un projet donné devront également apparaître de façon bien transparente sur la plateforme, à savoir :

• Statut du projet : Niveau actuel du projet, niveau souhaité d’aboutissement dans le cadre de cette demande, incluant la description du verrou (technique, financier, juridique, etc.) que le support financier permet de lever et qui permet à l’équipe du projet d’arriver à un état de maturité suffisant pour publier les sources du projet
• Planning : Planification détaillée des prochaines étapes (taches/sous-taches décrites avec responsables et participants / ressources détaillées)
• Méthodologie : Méthodologie de mise en œuvre, stratégie de développement, identification des technologies requises, points de difficultés à lever
• Budget : Coût global, coût détaillé par tâche/sous-tâche, ressources financières nécessaires, pourcentage d’autofinancement et autres ressources, support attendu de la Fédération

Les dispositifs envisagés lors de cette étape visent à :

• Accompagner le porteur de projet dans la structuration de son projet et dans l’utilisation de la plateforme OSM.
• Identifier et évaluer les besoins d’un membre ou futur membre, qu’ils soient clairement exprimés ou non. La nature de ces besoins peut être classée suivant les catégories suivantes :
  • Animation
  • Technique
  • Communication
  • Structuration du projet
  • Financement

Le schéma suivant présente le processus d’accompagnement des projets.

Détails sur le diagnostic de santé des projets

Détection des projets en difficulté

Le premier cas est une demande d’aide d’un membre (du projet ou en dehors). Des outils pourraient être ajoutés, comme un bouton d’alerte activé par ce membre.

Le niveau d’activité est un autre indicateur, que ce soit à travers les messages forums, les dates de publication, l’absence de participation au forum dans les 3 derniers mois, le manque d’upload nextcloud, tâches openproject dépassées ou absentes, pas de mise à jour dans les 3 derniers mois des pages projet… A aujourd’hui cela est fait de façon manuelle par les membres du cercle projets.

A l’avenir, nous envisageons un tableau de bord et l’émission automatique de messages d’alerte pour faciliter la détection.

Indicateurs envisagés dans le futur tableau de bord

• le nombre de membres
• le nombre de jours depuis la dernière connexion
• le nombre de jours de connexion par mois
• le nombre de mouvements au cours des 30 derniers jours (ex : dépôts de documents dans le cloud, messages sur le forum du projet, activités Git, …).
• le nombre de tâches terminées sous OpenProject au cours des 30 derniers jours

Modalités d’aide aux projets à l’arrêt

“ Project rescue team ”

Une petite équipe de 2-3 membres actif rejoint un projet, en se focalisant sur l’aide organisationnelle :

• mettre en place les réunions de point bimensuelles ou mensuelles régulières avec compte-rendus,
• répertorier et suivre les actions dans OpenProject
• encourager le partage des données et documents de travail sur le NextCloud.

Identification personnalisée des difficultés

Contact par mail / chat / appel téléphonique avec les membres faisant partie d’une équipe projet, avec un focus sur la compréhension des difficultés personnelles et liées à l’organisation projet pour avancer. Sans juger, et en tentant d’inclure la personne dans l’identification des causes, et des solutions possibles. Les feedbacks peuvent notamment être répertoriés dans le fichier de traitement des feedbacks et des tensions.

Communication sur projets en souffrance

Communiquer sur les projets en souffrance sur les différents vecteurs de communication de l’association, en faisant des appels à contribuer / reprendre le projet.