L'espace projet

Présentation de l'espace projet

Une page de présentation du projet

L’espace projet est le véritable environnement numérique de collaboration pour les projets :

• L’accès à l’espace projet se fait à partir de la vitrine projet
• Les personnes non inscrites à la plateforme ne peuvent pas accéder à cet espace.
• Pour les personnes inscrites à la plateforme deux cas sont possibles :
  • Le projet est ouvert : l’espace est accessible en lecture à toutes les personnes inscrites à la plateforme et est modifiable seulement par les membres du projet.
  • Le projet est fermé : seul les membres du projet ont accès à cet espace en lecture/écriture.

Pour les membres du projet

Cet espace permet aux membres du projet :

• De créer et d’afficher des informations sur le projet (synthèse, membres du projet, annonces pour les membres)
• D’accéder aux outils du projet (forum, partage de fichiers, gestion de code, gestion de projet . . . )

Pour le porteur de projet

Cet espace permet aux porteurs du projet :

• De créer des espaces sous-projets
• D’administrer le projet

Les règles d’accès en lecture et écritures pour toutes les fonctionnalités et outils sont les mêmes que celles de l’espace projet dans lesquelles elles sont activées.

Rejoindre un projet

1. Lisez les pages dédiées aux projets,
2. suivez les discussion sur le forum dédié,
3. commencez à participer aux discussions.
4. Contactez le responsable de l'équipe projet en indiquant vos motivations pour rejoindre le projet ! Il vous suffit de lui envoyer un message privé au travers du forum.

Créer un nouveau projet

N’existe-t-il pas déjà ? Peut-il contribuer à un projet existant ? Dans tous les cas, un projet Fédération commence sur le forum

1. Rassembler vos idées dans un post du forum dédié aux idées de projet ! Cela vous permettra à la fois de contribuer au développement de votre idée, de recueillir des retours des autres Open Space Makers, et peut-être de trouver des membres pour rejoindre votre équipe projet.

Soumettre un projet

Le bouton nouveau projet

1. Une fois les grandes lignes du projet arrêtées, accédez à la page dédiée à la création d'un nouveau projet.

2. 

   Dernier panneau du tunnel de création de projet avec le bouton "créer le projet"

   Suivez ensuite le tunnel de création de projet :
   1. Cliquer sur “Créer le projet” le publie à l’état de brouillon sur la plateforme et vous conduit sur la vitrine projet où un message vous encourage à raffiner le contenu avant soumission pour publication.

   2. 

      Message de projet créé

      

      Vitrine du projet en cours d'approbation

      Un email de confirmation viendra confirmer la publication de votre projet

   3. 

      Icone du projet en cours d'approbation sur la page projets

      Une fois ce stade atteint, votre projet au stade de brouillon devient accessible depuis la page Projets de la plateforme, sur laquelle une tuile hachurée représente votre projet, portant le badge indiquant que vous en êtes le référent :
   4. En cliquant sur la tuile vous retournez sur la page vitrine de votre brouillon où un bouton permet de modifier la vitrine.

Modifier la vitrine

Bouton pour modifier la vitrine projet

Pour que le projet soit approuvé, la page vitrine doit intégrer au moins les éléments ci-dessous, selon la mise en forme qui vous semble la plus opportune :

   • Description du projet (pourquoi contribuer ?) : présenter clairement le projet, ses motivations. Donner des premières spécifications. Résumer une recherche rapide sur ce qui existe déjà de similaire en open source

   • Organigramme technique ou fonctionnel (sur quelle partie je peux contribuer ?) : donner une décomposition du « système » et des « sous-systèmes » (pour chaque partie en développement des sous projets peuvent être créés)

   • Road-map avec les principaux jalons (à quel moment je peux participer ?) : la notion de durée est d’autant plus importante dans un projet amateur. Les jalons pourraient être des dates auxquelles on publie la documentation open source.

Fenêtre d’édition WYSIWYG de la plateforme

L'interface WYSIWYGde la plateforme

La plateforme possède un outil d’édition des pages web “What You See Is What You Get” fournissant les moyens élémentaire d’un traitement de texte classique:

• Copier depuis Word : il est possible de préparer votre contenu hors ligne et de l’importer ensuite grâce au bouton dédié ou par simple copier-coller dans la fenêtre.
• Mise en forme du texte : Gras, Italique, indice, exposant, suppression de mise en forme, alignement à gauche, centré, à droite ou justifié, liste numérotée, liste à puces, diminution ou augmentation du retrait, citation.

  

  Boutons Mise en forme du texte

• Style de texte : La charte de couleur Fédération est disponible sous forme de menu déroulant :
• Création de tableau : le bouton  dédié ouvre une fenêtre de création de nouveau tableau
• Ajout de média : le bouton “CMS Plugins” donne accès à l’import de divers média
• Vision HTML : Dans le coin supérieur droit, des boutons permettent l’accès au code html correspondant au contenu.

Administrer le projet

Interface d'administration d'un projet

Ce lien donne accès à la fenêtre d’administration du projet. Cette fenêtre reprend les éléments renseignés lors de la création du projet et permet :

• d’éditer le titre et le résumé
• modifier le logo et l’illustration
• éditer la liste des Tiers-lieux partenaires
• d’activer les outils de gestion de projet (une fois le projet soumis et validé)
• gérer la liste des membres
• éditer le mode d’accès du projet (Que le projet soit ouvert ou fermé, la vitrine projet est accessible par tous les internautes.)

Cette fenêtre possède deux onglets pour renseigner tous les champs en français et en anglais afin que le projet soit disponible sur la plateforme dans les deux langues.

Soumettre le projet

Bouton pour soumettre le nouveau projet

Une fois soumis, le projet n’est plus modifiable. Une fois validé, un projet rentre dans sa phase normale de vie avec vitrine, espace projet, page projets, outils et sous-projets.

Pour rappel, afin que le projet soit approuvé, la page vitrine doit intégrer au moins les éléments ci-dessous, selon la mise en forme qui vous semble la plus opportune :

• Description du projet (pourquoi contribuer ?) : présenter clairement le projet, ses motivations. Donner des premières spécifications. Résumer une recherche rapide sur ce qui existe déjà de similaire en open source
• Organigramme technique ou fonctionnel (sur quelle partie je peux contribuer ?) : donner une décomposition du « système » et des « sous-systèmes » (pour chaque partie en développement des sous projets peuvent être créés)
• Road-map avec les principaux jalons (à quel moment je peux participer ?) : la notion de durée est d’autant plus importante dans un projet amateur. Les jalons pourraient être des dates auxquelles on publie la documentation open source.

Message de confirmation que le projet a été soumis

A ce stade, si vous n’aviez pas encore eu d’interaction avec les membres actifs de l’association Open Space Makers, il est probable que cela commence !

Vous recevrez une notification par email lorsque votre projet aura été validé et publié sur la plateforme.

Le message de confirmation que le projet a été validé

Faire vivre son projet

Bouton modifier la page projet

Tenez à jour votre vitrine pour permettre aux visiteurs de rester informés des progrès et besoins de votre équipe projet.

Cliquer sur le bouton “crayon” sur n’importe quelle page pour l’éditer

Pour un rappel sur l’utilisation de l’outil d’édition voir le paragraphe sur modifier la vitrine

Rendez-vous dans l’espace projet pour animer votre équipe projet :

Le bouton pour aller sur l'espace projet

Ajoutez de nouvelles pages

Le bouton de création nouvelle page projet

Clicuez sur le bouton dédié et suiveé les différentes étapes.

La page nouvellement créée apparaît alors dans le sommaire

Sommaire de pages projets

La barre de boutons donne accès sur cette page à deux nouveaux boutons

Bouton supprimer page projet

Ce bouton supprimera la page après confirmation.

Pour gérer une page existante, cliquez sur le bouton suivant :

Bouton gérer la page

Il donne accès à une interface permettant d’éditer le titre, la position, et la page liée.

Le projet se complexifie ? Créez des sous-projets !

Le bouton pour créer de nouveaux sous-projet

Ce bouton vous conduira à un tunnel similaire à celui de la création de projet (cf. Créer un nouveau projet).

Pour plus d’informations sur les possibilités des pages projets, se référer à la section Page Projets.

Les sections suivantes du manuel présentent les outils tiers intégrés à la plateforme pour mener son projet en tout open-source !

Les différents outils dédiés au projet

Discourse (forum)

Le logo Discourse

Les référents des Projets et Groupes Thématiques peuvent activer individuellement un Discourse dans l’interface d’administration (cf. Administrer le projet) :

Une fois cet outil activé, tous les membres du projet peuvent accéder à l’espace de partage de fichiers au travers d’un bouton situé dans l’espace projet / groupe thématique :

En cliquant sur ce bouton, on arrive sur un forum dédié au projet, restreint aux membres du projet. La section dédiée au forum s’applique alors (cf. Le forum).

NextCloud (partage de fichiers)

Le Logo Nextcloud

Les référents des Projets et Groupes Thématiques peuvent activer individuellement un NextCloud dans l’interface d’administration  (cf. Administrer le projet)

Une fois cet outil activé, tous les membres du projet peuvent accéder à l’espace de partage de fichiers au travers d’un bouton situé dans l’espace projet / groupe thématique

En cliquant sur ce bouton, on arrive sur l’arborescence des répertoires et fichiers du projet / groupe thématique :

L'interface Nextcloud

GitLab (Forge Logicielle)

Bouton Nxtcloud, Gitlab, Discource

Gitlab est initialement une interface au gestionnaire de code source “Git”, permettant de tracer les modifications effectuées sur le code source par les différents contributeurs. Gitlab a petit à petit étendu ses fonctionnalités pour devenir un gestionnaire de projet complet, permettant d’intégrer également la gestion des tâches et de déploiement continu (CI).

Gitlab est accessible depuis la page des projets via l’icône dédiée

A la création d’un projet sur  la plateforme, un groupe Gitlab est créé, groupe pouvant contenir plusieurs projets.

Création d’un dépôt GIT : le fonctionnement suit ensuite la documentation de GITLab.

Interface de création d'un dépot Git

Open Project (Gestion de projet)

Page d'acceuil Open Project

L’outil Open Project vous permet de piloter vos projets, de gérer les tâches spécifiques, en les assignant aux membres contributeurs, et plus généralement de conserver une vue d’ensemble sur l’aspect délais/organisation (les coûts peuvent également être suivis) de votre projet et de ses sous-projets.

De manière générale, lors de l’ouverture d’un projet, le premier point est d’intégrer les membres de votre équipe projet, puis de créer les éventuels sous-projets (cela permet de structurer en fonction de la complexité du projet global). Enfin, c’est via les “Lots de Travaux” que vous pourrez créer vos tâches et suivre votre avancement.